ORGANIZZARE UNA CONVENTION DI SUCCESSO

POSTED BY Pillole Convenzionali | EVENTI

L’organizzazione di un evento aziendale rappresenta, anche nella sua sobrietà, un momento di pura comunicazione. Sono momenti preziosi per rafforzare il senso di appartenenza al gruppo, per rinnovare il gioco di squadra, per condividere piani e strategie, per lanciare nuove soluzioni e il coinvolgimento emozionale della platea è il vero risultato di successo.
Per questo un buon Event Planner si prende cura di ogni singolo dettaglio senza lasciare nulla al caso. L’Azienda che affida l’organizzazione di una convention a un professionista ha già deciso di lasciare il segno con i propri ospiti e dare loro l’importanza e l’attenzione che meritano.

PUNTARE ALL'ECCELLENZA

Gli ospiti al primo posto, in tutto
Organizzare un meeting tiene sicuramente conto del brief del cliente, ma ancor di più dei clienti del nostro cliente: gli ospiti. Sono loro i veri protagonisti dell’evento, sono loro di cui si deve avere cura e che determineranno il successo del vostro meeting e quindi del vostro business. Metterli al primo posto significa letteralmente coccolarli dall’inizio alla fine, con coerenza e credibilità.

Dettagli o colossali errori? Nulla è lasciato al caso
Buffet sguarniti, distanze kilometriche da percorrere, stanze inadeguate, temperature tropicali, agende impegnative, proiezioni sbiadite, sale opprimenti, sedute scomode, tempi stretti o infiniti. Questi sono solo alcuni degli aspetti che penalizzano le emozioni degli ospiti, inficiando il successo del vostro evento. Nei dettagli si esprime l’attenzione che l’azienda pone verso i propri ospiti e non passeranno in alcun modo inosservati, nel bene se saranno curati, nel male se trascurati.

Location di qualità, in tutti i sensi
Le location devono avere i requisiti ideali per la vostra convention, senza penalizzare in alcun modo il comfort dei vostri ospiti. Una bella location è tale non solo per la categoria o per la posizione ottimale, ma anche se tatticamente raggiungibile rispetto ai vostri invitati, se presenta elevati standard di pulizia e di servizi, se si avvale di uno staff competenze e disponibile, se offre spazi confortevoli e adeguati alle vostre necessità.

Comunicazione coerente, a tutto tondo
La comunicazione dell’evento deve essere curata attentamente a tutto tondo - creando prima, nutrendo durante, ricordando dopo - la forza e l’energia dell’evento stesso. Così come gli allestimenti, della sala meeting e degli spazi comuni, opportunamente trasformati accolgono, guidano, emozionano ed esprimono l’essenza del vostro evento.

Performance, team building e contenuti di qualità
Come rendere indelebili messaggi e concetti? Come avvalorare una strategia o una nuova mission? Come coinvolgere la platea e appassionarla? Dosare con stile e coerenza interventi, testimonial, intrattenimenti, attività di team building e contenuti. Preparare e pianificare gli interventi e la comunicazione dei relatori. Sottovalutare questi aspetti gioca un peso molto decisivo sul risultato finale.

Passato l’evento, non abbiamo terminato il nostro lavoro
Finito l’evento, ringraziamo e raccogliamo i loro feedback sia di persona che attraverso un’indagine: date la possibilità ai vostri ospiti (tutti) di dire la propria. Enfatizziamo i risultati, condividiamo le emozioni, un pensiero di ringraziamento è sempre molto gradito. Manteniamo le promesse dando aggiornamenti costanti su quanto presentato e raccontato.

FDF Conventional, Consulente di Marketing, da anni operativa nella meeting industry, confeziona eventi aziendali su misura del vostro pubblico e dei vostri obiettivi di comunicazione. Oltre all’organizzazione e alla comunicazione, realizza anche lo studio del concept del vostro evento per trasformarlo in un’esperienza di vero coinvolgimento dei vostri Manager e Stakeholder.